Электронному архиву доступна разноплановая работа с любым массивом документов.
Известно, что при частом использовании бумажные документы теряют качество. Легко решает эту проблему информационная система «Единый архив электронных документов» (ЕАЭД).
Работать с отсканированным документом намного удобнее — легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте. Значительно сократилось время на поиск и обработку информации у пользователя, улучшилось качество обслуживания. Самое главное, оригинал документа будет доступен последующим поколениям.
В областном государственном архиве перевод документов в электронную цифровую форму налажен с 2020 года, когда приобрели оборудование для цветного сканирования формата А2, а также 14 аппаратов формата А3 для одновременного сканирования документов разных размеров. В наличии 12 сетевых складов, а также машина для удаления частиц вредных микроорганизмов и пыли с книг, архивных документов.
В первую очередь копируются документы, представляющие первостепенную ценность для государства и общества, имеющие научное, социальное, экономическое, политическое и историческое значение. На сегодня отсканированы и внесены в базу ИС «ЕЭАД» документы Актюбинского областного и городского комитета партии.
Областной государственный архив оказывает такую госуслугу, как выдача архивных справок, копий архивных документов и выписок, напомнили архивисты Асель Жанбирова и Ардак Кульниязова.
Информационная система целенаправленно внедряется в ведомственные архивы Казахстана. С этой целью Комитет по делам архивов и управлению документацией Министерства культуры и спорта совместно с разработчиками из ТОО «Iserv» в середине ноября прошлого года собрал в Актобе архивистов государственных и архивариусов ведомственных архивов Актюбинской, Западно-Казахстанской, Атырауской, Мангыстауской и Костанайской областей. Впереди большая работа, эффективность которой бесценна.
Сара ТАЛАН
Фото из открытых интернет-источников
